La productividad es uno de los factores que inciden en el éxito personal y empresarial. Gestionar eficazmente el tiempo del que disponemos para enfocarnos en lo importante nos ayuda a llegar más rápidamente a nuestros objetivos.
Cuando las personas son productivas, las empresas en las que trabajan también lo son. Y ambos pueden lograr sus objetivos, si estos se han alineado correctamente. En este sentido, es importante tomar medidas que nos ayuden a ser productivos y sacar lo mejor de nosotros mismos.
En este artículo te enseñaremos 5 técnicas para la mejora de la productividad personal, que podemos aplicar también en la empresa, y por supuesto deben ser características de los emprendedores, que si no se poseen de forma innata, pueden aprenderse y entrenarse hasta su dominio completo. Consejos y recomendaciones que se pueden aplicar fácilmente en tu empresa y que pueden ser de gran ayuda para evitar la procrastinación y lograr los resultados esperados.
Claves para potenciar la productividad de las personas
La productividad personal y empresarial es uno de los conceptos de los que más se está hablando ahora mismo, como consecuencia del auge del teletrabajo.
Aplicar estos principios será de gran ayuda para que los empleados sean más productivos, teniendo en cuenta que los cambios pueden ser difíciles.
Veamos qué es lo que debes tener en cuenta.
1. Disponer del espacio de trabajo y medios adecuados
Para trabajar de manera productiva, necesitamos controlar el ambiente que hay en nuestro alrededor. No es fácil ser productivo en un espacio en el que hay ruido, no puedes lograr un buen grado de concentración, o la temperatura ambiente es demasiado fría o demasiado cálida.
Por supuesto que los profesionales pueden tener una gran resiliencia y hacer frente a su trabajo en cualquier circunstancia. Pero si quitamos los obstáculos los empleados pueden ser todavía mucho más productivos.
En esta línea, lo ideal es disponer de los medios físicos adecuados (mesa de trabajo, silla ergonómica, ordenador…) y un ambiente laboral que ayude a la productividad.
Esto es mucho más importante de lo que parece; de hecho, por ejemplo, trabajar con un ordenador antiguo o demasiado lento puede redundar en un bajísimo nivel de productividad.
2. Planificar la jornada
La jornada de trabajo debe estar cuidadosamente planificada. Preferiblemente el día anterior. Lo ideal es contar con una lista de tareas y que nada más empezar a trabajar podamos ponernos directamente con ellas, sin tener que pensar cada día en planificar lo que tenemos que hacer.
Planificar es en sí mismo una tarea que consume tiempo, que requiere reflexión y que pueda ralentizar las tareas que son puramente ejecutivas. Es un trabajo estratégico y por tanto deberíamos separarlo del tiempo en el que vamos a ejecutar dichas tareas.
3. Evitar la multitarea
No podemos responder e-mails, redactar un informe, atender a los comentarios en las redes sociales, hablar por Whatsapp y responder al teléfono al mismo tiempo. La multitarea lo único que hace es lastrar nuestra productividad, provocando que las tareas más importantes se retrasen.
En lugar de estar continuamente “apagando fuegos”, como se suele decir, lo correcto sería concentrar las tareas menos esenciales en un tiempo determinado. Por ejemplo, responder a los correos o comentarios de Facebook, y una vez se haya hecho, no volver a mirarlo hasta el día siguiente.
La multitarea hace que también aumente nuestro nivel de estrés, lo que puede redundar en que seamos menos productivos si experimentamos un colapso. Un exceso de multitarea a lo largo de días y semanas puede dar lugar al conocido como síndrome de “burn out” o del trabajador quemado, ya que la falta de foco nos hace amplificar en nuestra mente la magnitud de las tareas que hay que llevar a cabo y sentirnos paralizados.
4. Trabajar en función de tu energía
A lo largo de un día, las personas pueden experimentar picos de productividad a determinadas horas, mientras que en otras somos menos productivos. La razón es que en algunos momentos del día tenemos menos energía, por lo que las tareas que requieren un alto esfuerzo y concentración pueden demorarse mucho si las acometemos durante ese tiempo.
Lo ideal es dedicarnos a las tareas más complejas, más duras (hard work) y que menos nos gustan en el momento del día en que tengamos más energía y seamos más productivos. En muchos casos, este momento es por la mañana temprano, cuando acabamos de llegar a la oficina, o si trabajamos en casa, cuando todavía nadie se ha levantado.
Acometer estas tareas más complicadas y aprovechar nuestro nivel más alto de energía nos ayudará a encontrar “momentum”, es decir, un nivel máximo de productividad en el que prácticamente notamos que todo nuestro trabajo fluye y ya no nos supone un alto esfuerzo.
Por otro lado, debemos dedicar las horas menos productivas y en las que más se siente la fatiga (por ejemplo, las dos últimas horas de trabajo) a aquellas tareas que nos lleven menos esfuerzo, lo que podríamos llamar el “soft work”, que podemos llevar a cabo sin un alto nivel de dedicación y concentración.
5. Descansa cada hora
Lo ideal es que los empleados puedan levantarse de la silla, al menos una vez cada hora. Se trata de un pequeño descanso de 5-10 minutos que puede ayudarles a recobrar fuerzas para la siguiente tarea.
Levantar la vista de la pantalla del ordenador también nos ayudará a evitar que el cansancio ocular nos haga ser menos productivos. Aunque pueda parecer extraño, esa pequeña interrupción o descanso entre tareas puede ayudarnos no sólo a cuidar nuestra salud física y mental, sino también a ser más productivos.
Una persona que trabaja continuamente durante horas y horas, en algún momento empezará a notar fatiga y entonces ya no necesitará un descanso de unos minutos, sino bastante más largo. Además, sin que apenas se dé cuenta, su productividad puede ir reduciéndose a lo largo del tiempo, de manera que si no existe un breve descanso.
En cambio, alguien que hace pequeños descansos puede enfrentar esta carrera de fondo que es la jornada de trabajo, lo que le ayudará a ser más productivo que el que no descansa.
Esperamos que estos consejos te sean útiles para potenciar tu productividad, y al mismo tiempo, aumentar la productividad de tu plantilla. Por último, te recomendamos que leas cómo es el impacto de la transformación digital en las empresas con el fin que profundices sobre cómo la digitalización de los procesos puede aumentar la productividad en la empresa, además de otros beneficios que debes conocer.