Medir el desempeño de una organización es un principio fundamental de la gestión empresarial. A través del control y el análisis, un negocio es capaz de evaluar el progreso y determinar si ha alcanzado los objetivos marcados. Los sistemas de control de gestión facilitan esta labor a los líderes empresariales y se han convertido en un mecanismo indispensable en plena era digital.
En este artículo queremos profundizar en esta herramienta clave que todo empresario debería conocer si tu meta es impulsar tu carrera profesional en el ámbito de la gestión y dirección de negocios, algo en lo que nuestro MBA Online puede ayudarte.
Al concluir la lectura tendrás claro qué son los sistemas de control de gestión de las empresas, cómo han evolucionado al calor de la transformación digital y qué tipos de usos ofrecen para las organizaciones.
¿Qué son los sistemas de control de gestión?
Los sistemas de control de gestión son un conjunto de herramientas, procesos y prácticas que permiten a las empresas medir, evaluar y controlar el rendimiento de sus operaciones en función de los objetivos y estrategias establecidos.
Gracias a estos sistemas, los directivos obtienen una panorámica completa de la organización para identificar oportunidades, detectar problemas y comprender dónde pueden realizar mejoras. Con esta información en su mano más sus habilidades directivas de gestión, los líderes empresariales son capaces de tomar decisiones estratégicas fundamentadas en datos reales y actualizados que maximicen el éxito del negocio.
En términos prácticos, un sistema de control de gestión consta de varios componentes esenciales. En la base se encuentra la planificación, que implica establecer objetivos, indicadores clave de rendimiento (KPI) y determinar la dirección estratégica de la empresa.
A partir de ahí, se inicia la recopilación y el análisis de datos en diferentes áreas clave de la empresa como Finanzas, Recursos Humanos, Marketing o Ventas, entre otras. Tras el análisis, los sistemas de control de gestión generan informes que comunican los resultados y el desempeño de la organización a los líderes empresariales.
A través de estos datos se puede establecer un control y un seguimiento del rendimiento de acuerdo a las metas marcadas. Esto implica comparar los resultados reales con los objetivos, reconocer desviaciones y tomar acciones correctivas o preventivas cuando sea necesario. En definitiva, se trata de ajustar las prácticas empresariales para lograr un rendimiento óptimo del negocio.
Sistemas de control de gestión y digitalización: un combo perfecto
La digitalización empresarial y la expansión de las nuevas tecnologías, sumado al desarrollo de otras disciplinas como Big Data, Inteligencia Artificial, Machine Learning o Procesamiento del Lenguaje Natural (PLN), han ejercido un impacto significativo en estos sistemas de control de gestión, transformado la forma en la que se recopila, procesa y utiliza la información.
Los sistemas de control de gestión actuales han pasado de ser meras herramientas de seguimiento y supervisión para convertirse en soluciones integrales que facilitan el control, facilitan la toma de decisiones y, con ello, mejoran la ventaja competitiva de la empresa.
No podemos olvidar que vivimos en la era de los datos, un contexto que se traduce en oportunidades de negocio, pero también en desafíos. La cantidad de datos que procesan las empresas cada día es tal que resultaría imposible mantener la coherencia y administrarlo todo de forma eficaz sin la ayuda de las nuevas tecnologías.
Hoy en día, los nuevos sistemas de control de gestión permiten un acceso a los datos en tiempo real procedentes de múltiples fuentes y sistemas tanto externos como internos, lo que favorece la obtención de información actualizada y de valor. Algunos ejemplos son:
- Software y sistemas ERP (Enterprise Resource Planning).
- CRM (Customer Relationship Management).
- SGA (Sistemas de Gestión de Almacenes).
- BPM (Business Process Management).
Por otro lado, la analítica avanzada de datos permite examinar grandes cantidades de información de una forma más rápida y eficaz, identificando patrones, tendencias y relaciones para generar insights más relevantes para el negocio.
La automatización es otro rasgo de los sistemas de control de gestión de la era digital. Esto incluye desde la recopilación de datos hasta la generación de informes y elaboración de análisis. Esta automatización no solo reduce las tareas manuales y ahorra tiempo, sino que, además, disminuye errores humanos, mejora la productividad y la eficiencia.
La colaboración y la comunicación tanto interdepartamental como entre los miembros de un equipo de trabajo se ve potenciada con la nueva generación de sistemas de control de gestión. Las herramientas de comunicación instantánea o las plataformas en la nube facilitan este intercambio de información y permiten una toma de decisiones más ágil y coordinada.
Por último, la experiencia de usuario ha cobrado importancia en la nueva era digital. Las interfaces de los sistemas de control de gestión resultan más intuitivas y accesibles, además, la información se presenta de manera clara y comprensible.
Como ves, podemos afirmar con rotundidad que la digitalización y la expansión de las nuevas tecnologías han revolucionado los sistemas de control de gestión de las empresas. Pero, ¿qué tipos de usos tienen estas herramientas? Lo detallamos a continuación.
¿Qué usos ofrecen los sistemas de control de gestión en la era digital?
Ya hemos visto que, en el mundo empresarial actual, donde la competencia es feroz y la demanda del mercado está en constante cambio, contar con sistemas de control de gestión efectivos resulta vital. Estos mecanismos se pueden aplicar a las operaciones y procesos cotidianos de las empresas de múltiples formas.
Exploremos cuáles son los principales tipos de usos que ofrecen los sistemas de control de gestión a las organizaciones.
Control Financiero
Los sistemas de control de gestión desempeñan un papel fundamental en el control financiero de una empresa, ya que permiten monitorizar y gestionar aspectos como el presupuesto, los costes, los ingresos, el flujo de caja y la rentabilidad. También permiten evaluar rendimientos de inversiones y realizar pronósticos. Gracias a esta información, la empresa se cerciora de que la salud financiera es adecuada y que los recursos se utilizan de manera eficiente y rentable.
Un ejemplo puede ser el análisis de rentabilidad de un producto o servicio. A través del sistema de control de gestión, la organización puede distinguir qué productos o servicios generan mayores márgenes de beneficio o, en cambio, tienen una rentabilidad deficiente para tomar decisiones estratégicas.
Control de Operaciones
Supervisar y optimizar las operaciones empresariales es otro de los usos que los sistemas de control de gestión brindan a una organización. Consiste en medir, evaluar y optimizar aspectos como la eficiencia de los procesos, el rendimiento del personal y la calidad del producto o servicio con la finalidad de optimizarlos e impulsar la productividad.
El control de inventario podría ser un caso práctico de este tipo de aplicación. Un sistema de control de gestión puede recabar información en tiempo real sobre el nivel de existencias, las tasas de rotación o los tiempos de reabastecimiento de inventario (lead time), entre otros datos. Con estos cálculos en su mano, la empresa estará capacitada para mantener el equilibrio entre la disponibilidad de productos en stock y los costes de almacenamiento.
Control de Recursos Humanos
Gestionar el personal de una empresa puede convertirse en un trabajo titánico. Por fortuna, los sistemas de control de gestión aligeran esta labor, permitiendo gestionar desde la planificación de personal, hasta la evaluación del desempeño de los trabajadores, sin olvidar la automatización de tareas puramente administrativas como las nóminas o controles horarios.
La gestión de talento podría ser un claro ejemplo del uso de los sistemas de control de gestión aplicados al área de Recursos Humanos. Gracias a la herramienta, la empresa puede identificar a los empleados con alto potencial y evaluar tanto sus habilidades como su rendimiento de acuerdo a métricas objetivas.
A partir de ahí, puede decidir invertir en la formación de ese empleado a través de un plan de carrera personalizado que permita potenciar las capacidades identificadas y que a la empresa le interese reforzar.
De esta manera, la organización será capaz de desarrollar talento clave para el negocio, mejorar la tasa de retención de empleados, asegurar la satisfacción de los empleados, favorecer el clima de trabajo y maximizar el rendimiento del capital humano.
Control de Calidad
Garantizar que la calidad del producto fabricado o servicio prestado se ajusta a los criterios fijados por la organización y cumple con los requisitos del cliente también viene facilitado por los sistemas de control de gestión.
Para ello, permite establecer estándares de calidad, además de monitorizar y evaluar el cumplimiento de los mismos, incluyendo inspecciones, pruebas y evaluaciones de satisfacción del cliente. El propósito de este control es descubrir áreas de mejora e implementar las medidas correctivas para asegurar que se cumplen con las exigencias requeridas.
Control de Marketing y Ventas
Los sistemas de control de gestión en el ámbito del Marketing son esenciales para medir el impacto de las estrategias de comercialización y publicidad de una empresa.
Analizar el retorno de la inversión (ROI), evaluar el rendimiento de las acciones de Marketing que se han llevado a cabo, realizar un seguimiento del ciclo de vida del cliente o planificar estrategias adaptadas a cada una de las etapas del funnel de ventas son solo algunos de los usos que facilitan estos sistemas de control.
Un ejemplo práctico podría ser el análisis de la satisfacción del cliente con la finalidad de conocer su opinión respecto al negocio, sus experiencias de compra y sus necesidades reales para ajustar la oferta. Mediante los sistemas de control es posible recopilar todos estos datos a través de encuestas, grupos de discusión, análisis de comentarios en redes sociales o informes internos, entre otras fuentes.
Con esta información, la empresa podrá detectar qué funciona y qué falla para optimizar aquello que sea necesario con el objetivo de garantizar una experiencia positiva para el cliente y fidelizarlo.
A modo de conclusión, podemos afirmar que la transformación digital de los procesos y herramientas de control de gestión no han hecho más que potenciar sus funcionalidades de cara a las empresas.
Hoy más que nunca resulta fundamental implementar estos sistemas en las organizaciones para mantener la ventaja competitiva del negocio y garantizar así su supervivencia en un contexto de mercado global dominado por la tecnología.
