Departamento Operaciones

Departamento de Operaciones: objetivos, funciones y organigrama

El éxito empresarial sería inconcebible sin el adecuado trabajo del departamento de Operaciones. Esta área clave para la eficiencia de un negocio es responsable de organizar y controlar todos aquellos procesos que son necesarios para producir y entregar los productos o servicios al cliente.

En un mercado en el que la innovación y la logística han cobrado un papel protagonista y en el que las exigencias de los consumidores son cada día más elevadas, resulta imprescindible conocer a fondo este departamento de la empresa para comprender su función y asegurar su correcta gestión.

Este es el propósito del artículo que tienes delante. Indagamos en el área de Operaciones de la empresa, cuál es su papel y qué perfiles lo componen son algunas de las preguntas que te ayudamos a resolver.

¿Qué es el departamento de Operaciones y cómo beneficia a la empresa?

El departamento de Operaciones es el encargado de supervisar y coordinar que el proceso de producción del producto o de prestación del servicio de un negocio se complete de principio a fin con eficacia y eficiencia.

En última instancia, la labor de Operaciones es convertir los insumos disponibles (como el capital, las materias primas, los equipos o el personal) en el bien o el servicio de mayor calidad y valor posible para los clientes.

Dicho de otro modo, desde esta área buscan satisfacer las demandas del público objetivo, adquiriendo, desarrollando y entregando al mercado esos bienes y servicios de acuerdo a las necesidades detectadas y las capacidades de la empresa. Y lo hacen midiendo, evaluando, manteniendo y mejorando los procesos internos para ayudar así a garantizar su eficiencia.

Por tanto, el fin último del departamento es aumentar la rentabilidad de un negocio, mejorar la productividad y maximizar el uso de los recursos existentes; en definitiva, optimizar sus operaciones.

Para lograrlo, todos los procesos que articulan y monitorizan desde Operaciones deben estar en consonancia con los objetivos empresariales y alinearse con el resto de funciones desempeñadas por los demás departamentos de la corporación (como marketing, el departamento financiero, de ventas o recursos humanos, entre otros).

Por ejemplo, Operaciones se debe coordinar con el departamento de Marketing para determinar las especificaciones del producto y la calidad deseada por los clientes, o con el departamento de Recursos Humanos para planificar el capital humano necesario y sus competencias.

Como puedes intuir, es fundamental comprender la importancia de Operaciones para que una corporación funcione de manera efectiva por los beneficios que implica este departamento para el proyecto, entre los que sobresalen los siguientes.

Impulsa la eficiencia operativa y la rentabilidad

La labor del departamento de Operaciones contribuye a la reducción de costes y la mejora del margen beneficios, algo que logra, por ejemplo, eliminando actividades innecesarias, reduciendo los desperdicios por sobreproducción, optimizando el inventario, invirtiendo en tecnología, capacitando al personal o haciendo un uso eficiente de los recursos.

Favorece la satisfacción y fidelización del cliente

Al trabajar en la mejora de la calidad de los productos y servicios, ya sea implementando sistemas de control de calidad, minimizando errores y defectos o realizando un seguimiento de los procesos, se consigue entregar la mejor oferta al consumidor, favoreciendo la confianza, la satisfacción y la lealtad del cliente.

Estimula la innovación

La búsqueda de la mejora continua por parte del departamento contribuye a la innovación empresarial, adoptando tecnologías emergentes y planteando nuevas soluciones para optimizar los procesos que permitan adaptarse a las nuevas exigencias del mercado y salvaguardar la supervivencia del negocio.

Aumenta la competitividad

Cuando un departamento de Operaciones trabaja correctamente, la eficiencia, calidad y capacidad de respuesta a las demandas de los clientes mejoran. Esto garantiza la competitividad y el crecimiento a medio plazo y, por tanto, asegura la supervivencia y el triunfo empresarial.

Funciones del Departamento de Operaciones

Qué funciones desarrolla el departamento de Operaciones

Entre las responsabilidades del área de Operaciones están desde estructurar y controlar la línea de montaje o gestionar el inventario a través de la cadena de suministro hasta determinar la oferta necesaria a producir para satisfacer la demanda del mercado.

No obstante, hay que tener en cuenta que las operaciones comerciales son complejas y varían ampliamente entre empresas. Para que te hagas una idea, la fabricación de equipos informáticos implica un proceso diferente al de la fabricación de mobiliario, por ejemplo, al igual que las operaciones manufactureras difieren de las relacionadas con una empresa del sector servicios.

Por tanto, las funciones pueden ser diferentes. Dicho esto, podemos establecer una serie de labores generales que detallamos a continuación.

Planificación y organización

Definir la estrategia de operaciones a corto, mediano y largo plazo, así como establecer objetivos y metas de producción, la calidad y los costes de la empresa es la base sobre la que se sustenta el trabajo que lleva a cabo el departamento de Operaciones. Una estrategia implementada y bien planificada permite cumplir tanto los plazos como los objetivos de producción de la empresa.

Del mismo modo, el departamento se ocupa de elaborar pronósticos de la demanda para conocer las tendencias futuras de consumo y determinar el volumen de productos o servicios necesarios para satisfacer los requerimientos de la audiencia.

Producción y fabricación

La producción convierte recursos en bienes y servicios. En consecuencia, gestionar la producción implica supervisar y coordinar todas las actividades involucradas en los procesos de manufactura y fabricación de bienes y servicios, garantizando que se completen a tiempo, con eficacia y dentro del presupuesto pautado.

Logística y gestión de la cadena de suministro

Gestionar todo el proceso de producción, desde la adquisición de materias primas o la fabricación, hasta la distribución y la entrega de productos, forma parte de la labor del departamento de operaciones.

Dentro de esta función, sobresale la gestión de la cadena de suministro, que implica la adquisición de materias primas y suministros para respaldar la producción y las operaciones diarias, así como el almacenamiento y gestión de inventario de estos materiales y de los bienes producidos. Sin olvidar la gestión de las entregas de productos y servicios al consumidor en el momento oportuno y de la forma adecuada.

Control de calidad

El departamento de operaciones también es responsable de la calidad, certificando que cada materia prima cumpla con los estándares establecidos antes de ser procesada.

Además, debe velar porque cada servicio o producto se ajuste a la funcionalidad, calidad y especificaciones requeridas antes de ser entregado al consumidor. Mantener la calidad es vital para satisfacer al cliente, estimular la lealtad, mantener el valor de la marca y preservar la reputación de la empresa.

¿Qué roles conforman el organigrama del departamento de Operaciones?

El tamaño, la complejidad o la industria en la que opera un negocio son factores que van a determinar el organigrama del departamento de Operaciones. Como hemos indicado previamente, no tiene las mismas necesidades una fábrica de bienes que una empresa que comercializa servicios.

Tampoco los recursos y la capacidad operativa son los mismos si se trata de una micropyme que de una multinacional. En el primer caso, el área de Operaciones puede estar integrada por un único profesional, mientras que en el segundo participarán varios perfiles.

Con esto en mente, repasamos los principales perfiles que dan forma al área de Operaciones.

  • Director de operaciones: El COO (chief operating officer) lidera el departamento y es el encargado de elaborar y supervisar los planes estratégicos de acuerdo a los datos analizados con el objetivo de optimizar los procesos. Para ello, establece metas, asegura su cumplimiento y gestiona el presupuesto.
  • Gerente de producción: Este perfil supervisa los procesos de producción de la empresa, asegurándose de que los recursos humanos, materiales y tecnológicos se utilicen de la forma más óptima para alcanzar una fabricación eficiente.
  • Gerente de logística: Es el responsable de la gestión de la cadena de suministro, incluyendo las actividades con proveedores, el transporte de mercancías, el almacenamiento de las mismas y la distribución de los bienes.
  • Gerente de calidad: Este profesional supervisa los procedimientos de desarrollo de productos y servicios para avalar que cumplan con los estándares de calidad y eficiencia que se esperan de ellos.

Departamento Operaciones Organigrama

¿Qué habilidades se requieren para una correcta gestión del área de Operaciones?

Liderar o integrar el departamento de Operaciones de una empresa exige dominar ciertos conocimientos, competencias y aptitudes. ¿Descubrimos cuáles son las habilidades más destacadas?

Habilidades analíticas

La capacidad de análisis es clave para poder identificar patrones o tendencias y evaluar los datos relacionados con la producción, la cadena de suministro o el rendimiento del equipo, entre otros aspectos.

Con esta información en su mano, un gerente de Operaciones estará preparado para reconocer áreas de mejora, implementar medidas correctivas y tomar decisiones informadas que permitan la consecución de los objetivos de negocio marcados.

Capacidad de comunicación y negociación

Liderar el departamento de Operaciones implica tener la capacidad de comunicarse con claridad con las diferentes partes implicadas en los procesos empresariales, incluidos trabajadores, clientes, proveedores, accionistas o la propia Ejecutiva de la corporación.

Además, debe ser capaz de establecer una escucha activa, fomentar el trabajo en equipo en un ambiente colaborativo y resultar competente a la hora de negociar o resolver conflictos en situaciones donde hay intereses divergentes entre las partes involucradas.

Liderazgo

Guiar, motivar e inspirar al equipo de trabajo para conquistar juntos objetivos comunes es una habilidad indispensable para cualquier profesional que ansíe ponerse al frente de cualquier departamento de Operaciones. La idea es ejercer el liderazgo organizacional ofreciendo el apoyo necesario al personal para alcanzar (y, por qué no, superar) las expectativas del puesto.

Adaptabilidad

Esta es una de las cualidades más apreciadas por las empresas en cualquier profesional que pretenda liderar el área de Operaciones. Debemos tener presente que vivimos en un mundo volátil y cambiante al calor, sobre todo, del desarrollo tecnológico y la digitalización de la empresa.

Este panorama exige personas que puedan adaptarse a circunstancias cambiantes sin dificultades; profesionales que se sientan cómodos, innovando y resolviendo problemas de una forma creativa y proactiva.

Toma de decisiones y pensamiento crítico

Identificar y ayudar a solucionar los problemas que enfrenta una empresa es una función propia de Operaciones, como hemos visto. Para ello, es esencial mantener el rigor y una mentalidad abierta para emitir un juicio justo e imparcial fundamentado en la evidencia. Esto es lo que se conoce como pensamiento crítico. El resultado de esta reflexión es la toma de decisiones efectivas.

Habilidades técnicas

El Departamento de Operaciones requiere profesionales que tengan conocimiento técnico profundo de la corporación, así como de los procedimientos y sistemas utilizados, incluidos los procesos de producción, logística y gestión de inventarios.

Departamento de Operaciones habilidades de gestión

Como has visto, el departamento de Operaciones constituye un pilar fundamental para el desarrollo empresarial al optimizar tanto los procesos como la gestión. Estos departamentos exigen profesionales actualizados, competentes y con habilidades directivas esenciales para dirigirlos. Si tu objetivo es liderar esta o cualquier área empresarial, descubre el programa académico del MBA online de la Cámara y valora cómo puedes crecer profesionalmente y lograr tus ambiciones laborales.